Tags und Tag-Vorgaben beim Upload im Web-Client
Kurz gesagt
- Beim Hochladen im Web-Client können Sie den Dateien gleich Tags oder eine Tag-Vorgabe mitgeben.
- Nach „Dateien hinzufügen“ → „Datei hochladen“ oder „Ordner hochladen“ öffnet sich das Fenster „Dateien hinzufügen“. Dort setzen Sie das Häkchen bei „Tags zuweisen“, „Tag-Vorgabe zuweisen“ oder bei beiden.
- Ausgewählte Tags lassen sich als neue Tag-Vorgabe speichern und stehen dann bei jedem weiteren Upload bereit.
Wer viele Dateien hochlädt, möchte sie nicht hinterher einzeln beschreiben. Im Web-Client weisen Sie deshalb schon beim Hochladen Tags zu, zum Beispiel eine Kategorie, einen Titel oder den Namen eines Projekts. Wiederkehrende Kombinationen speichern Sie als Tag-Vorgabe und wählen sie beim nächsten Mal mit einem Klick.
Dateien hochladen
- Klicken Sie oben im Web-Client auf „Dateien hinzufügen“. Es öffnet sich ein Menü mit „Datei hochladen“, „Ordner hochladen“ und „Durch Direkt-Link importieren“.
- Wählen Sie „Datei hochladen“ oder „Ordner hochladen“ und anschließend die Dateien bzw. den Ordner aus.
- Es öffnet sich das Fenster „Dateien hinzufügen“. Dort entscheiden Sie, ob Sie einzelne Tags, eine Tag-Vorgabe oder beides zuweisen.
- Klicken Sie auf „Hochladen“. Mit „Abbruch“ brechen Sie den Vorgang ab.
In einen bestimmten Ordner laden Sie Dateien hoch, wie im Kapitel Upload in ausgewählten Ordner beschrieben.
Einzelne Tags zuweisen
- Setzen Sie das Häkchen bei „Tags zuweisen“.
- Standardmäßig stehen „Titel“ und „Kategorien“ in der Liste. Füllen Sie die gewünschten Tags aus.
- Weitere Tags nehmen Sie über das Zahnrad rechts neben „Tags zuweisen“ auf. Im Fenster, das sich öffnet, suchen Sie die gewünschten Tags und fügen sie hinzu. Mit dem Minus-Zeichen neben einem bereits hinzugefügten Tag entfernen Sie es wieder aus der Liste.
- Möchten Sie dieselben Tags öfter verwenden, legen Sie dafür eine Tag-Vorgabe an, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.
Eine Tag-Vorgabe zuweisen
- Setzen Sie das Häkchen bei „Tag-Vorgabe zuweisen“. Darunter erscheinen die vorhandenen Tag-Vorgaben.
- Wählen Sie die gewünschte Vorgabe. Mit dem kleinen Kreis mit Fragezeichen daneben öffnen Sie das Fenster „Vorgabe Tags“. Es zeigt, welche Tags die Vorgabe enthält, zum Beispiel Copyright, Farbmarkierung und Kunde. Mit „Schließen“ kehren Sie zurück.
- Neue Vorgaben legen Sie über das Zahnrad rechts neben „Tag-Vorgabe zuweisen“ an. Im Fenster „Voreinstellungen“ klicken Sie auf „Vorgabe erstellen“, geben einen Namen ein, setzen die gewünschten Tags und klicken auf „Speichern“.
- Im selben Fenster sehen Sie alle vorhandenen Vorgaben, in Klammern die Zahl ihrer Tags. Mit dem Stift bearbeiten Sie eine Vorgabe, mit dem Minus-Zeichen löschen Sie sie.
Alle erstellten Vorgaben stehen bei weiteren Uploads zur Verfügung.
Dateien per Direkt-Link aufnehmen
Liegen die Dateien bereits in einem freigegebenen Ordner, müssen Sie sie nicht hochladen. Mit „Dateien hinzufügen“ → „Durch Direkt-Link importieren“ nehmen Sie sie per Verweis in den Katalog auf. Die Dateien bleiben dabei an ihrem ursprünglichen Ort.
- Tragen Sie im Feld „Import-Pfad eintragen“ den Pfad zum Ordner ein, zum Beispiel
\\file-server\images,D:\Picturesodersmb://file-server/images. - Klicken Sie auf „Import starten“.
Wann sich Hochladen und wann die Aufnahme per Verweis eignet, beschreibt das Kapitel Den passenden Speicherort wählen.
KI-Verschlagwortung gleich mit starten
Setzen Sie zusätzlich das Häkchen bei „AI Etiketten erstellen“, verschlagwortet Daminion die Dateien nach dem Hochladen automatisch per KI. Voraussetzung ist, dass die KI-Verschlagwortung eingerichtet ist, siehe KI-Verschlagwortung verwenden.
Tags und Vorgabe gleichzeitig
Sie können beide Häkchen gleichzeitig setzen. Kommt ein Tag sowohl in der Vorgabe als auch unter „Tags zuweisen“ vor, gilt:
- Bei Tags mit mehreren Werten, zum Beispiel Stichwörtern, werden alle Werte zugewiesen.
- Bei Tags mit nur einem Wert, zum Beispiel dem Titel, gilt der Wert aus „Tags zuweisen“.
Wichtige Hinweise
- Dateien lassen sich auch ganz ohne Tags hochladen. Manche Rollen dürfen zwar hochladen, aber keine Tags vergeben. Sollen keine Dateien ohne Tags in den Katalog gelangen, nutzen Sie die Warteschlange mit erforderlichen Metadaten. Ist sie aktiv, landen die hochgeladenen Dateien zuerst dort.
- Welche Tags ein Benutzer sieht, hängt von seiner Rolle ab, siehe Tag-Zugriffsbeschränkung. Fehlen Ihnen Tags, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Wie Sie Tag-Vorgaben im Desktop-Client anlegen und zuweisen, beschreibt das Kapitel Tag Vorgaben erstellen und zuweisen.