Kurz gesagt
- Eine Bilddatenbank aufzubauen heißt nicht, alle Ordner umzuräumen. Ihre Dateien bleiben, wo sie sind.
- Wichtiger als die Technik ist eine gemeinsame Liste von Stichwörtern.
- Neue Dateien werden ab dem ersten Tag sauber erfasst, den Altbestand ordnen Sie nach und nach.
- Fünf Schritte: sichten, Struktur festlegen, Stichwörter, importieren, im Team einführen.
Der häufigste Irrtum: erst aufräumen, dann einführen
Viele Unternehmen schieben eine Bilddatenbank vor sich her, weil sie glauben, vorher müsse der ganze Fileserver aufgeräumt werden. Das ist wie bei einem Umzug, bei dem man erst jedes Buch neu sortieren will, bevor die Kisten gepackt werden. Der Umzug findet dann nie statt.
Mit Daminion ist das nicht nötig. Die Dateien bleiben in ihren Ordnern, Daminion legt sich wie ein Katalog darüber. Die Ordnung entsteht nicht durch Verschieben, sondern durch Stichwörter, nach denen alle suchen können.
Den Bestand sichten
Verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick. Drei Fragen reichen für den Anfang:
- Wo liegen die Dateien? Meist auf einem oder mehreren Netzlaufwerken, manchmal zusätzlich auf einzelnen Rechnern oder externen Festplatten.
- Wer sucht was? Das Marketing sucht Produktfotos, die Technik Zeichnungen, die Geschäftsführung Bilder für Präsentationen.
- Wer kümmert sich? Eine Person sollte die Einführung in die Hand nehmen. Das muss keine IT-Fachkraft sein.
Tipp: Beginnen Sie mit einer Abteilung oder einem Bereich, in dem der Leidensdruck am größten ist. Ein schneller Erfolg dort überzeugt den Rest des Hauses besser als jede Präsentation.
Die Ordnerstruktur festlegen, nicht umbauen
Lassen Sie bestehende Ordner, wie sie sind. Legen Sie nur fest, wohin neue Dateien künftig gespeichert werden, zum Beispiel ein Ordner pro Jahr und darin einer pro Projekt oder Anlass. Eine einfache, gleichbleibende Regel ist wichtiger als die perfekte Struktur.
Alles Weitere, also nach Thema, Produkt, Ort oder Person suchen, übernimmt später die Bilddatenbank. Ein Ordner kann ein Foto nur an einer Stelle ablegen, ein Stichwort dagegen beliebig viele Merkmale beschreiben.
Eine gemeinsame Stichwortliste anlegen
Das ist der wichtigste Schritt, und er ist schneller erledigt, als man denkt. Überlegen Sie, nach welchen Merkmalen bei Ihnen gesucht wird, und legen Sie dafür Gruppen an, etwa:
- Projekt oder Kunde, zum Beispiel Projektnummer oder Kundenname
- Produkt oder Thema, zum Beispiel Produktlinie, Bauteil oder Veranstaltung
- Ort, zum Beispiel Standort, Stadt oder Baustelle
- Verwendung und Rechte, zum Beispiel „für Presse freigegeben“ oder „nur intern“
Wie viele Begriffe Sie brauchen, hängt stark von Ihrer Arbeitsweise ab: Manchen reichen wenige, andere arbeiten mit sehr ausführlichen Listen. Beginnen Sie mit den Begriffen, nach denen heute schon am häufigsten gesucht wird. Die Liste wächst mit der Zeit. Gleichbedeutende Wörter wie „PKW“ und „Auto“ verbinden Sie mit Synonymen, damit jeder mit seinem gewohnten Begriff fündig wird. Neue Stichwörter, die beim Import aus Dateien kommen, hebt Daminion farblich hervor, statt sie ungefragt in Ihre Liste zu übernehmen. So bleibt sie sauber.
Importieren und beschriften
Jetzt holen Sie die Dateien in den Katalog. Dabei nimmt Daminion Ihnen viel Arbeit ab:
Ordnerstruktur übernehmen
Ganze Ordner vom Netzlaufwerk oder NAS importieren, ohne vorher etwas umzuräumen.
Vorhandene Angaben auslesen
Vorhandene Metadaten wie Aufnahmedatum, Kamera, GPS-Position, Titel oder Stichwörter werden übernommen.
Duplikate erkennen
Doppelte und nahezu identische Dateien fallen schon beim Import auf.
Wiederkehrende Importe speichern Sie als Importvorlage. Ordner, in die regelmäßig neue Dateien kommen, kann Daminion automatisch überwachen und neue Dateien selbstständig aufnehmen.
Beim Beschriften gilt: Neue Dateien erfassen Sie ab dem ersten Tag vollständig, den Altbestand nach Bedarf. Wer ein älteres Foto sucht und findet, ergänzt bei der Gelegenheit die Stichwörter. Für große Mengen helfen die KI-Verschlagwortung, Stichwörter für viele Dateien auf einmal und gespeicherte Tag-Vorgaben.
Im Team einführen
Eine Bilddatenbank lohnt sich erst, wenn alle sie nutzen. Drei Dinge helfen dabei:
- Rechte festlegen: Wer darf importieren und beschriften, wer nur suchen und exportieren? Mit Benutzerrollen und der Anmeldung über Active Directory ist das schnell eingerichtet.
- Einarbeiten: Für den Einstieg hilft das ausführliche deutschsprachige Online-Handbuch, in dem jede Funktion Schritt für Schritt erklärt ist. Wer sich mehr Begleitung wünscht, spricht mit uns über eine individuelle Schulung, abgestimmt auf Ihr Team und Ihre Arbeitsweise.
- Den alten Weg schließen: Vereinbaren Sie, dass Bilder künftig über die Bilddatenbank gesucht werden und nicht mehr in den alten Ordnern oder per Rundfrage unter Kollegen.
Der nächste Schritt
Am besten probieren Sie den Aufbau mit Ihren eigenen Dateien aus. Die Testversion läuft in Ihrer IT-Umgebung, und Sie behalten alles, was Sie dabei einrichten: Entscheiden Sie sich für Daminion, aktivieren Sie die Installation einfach mit der Lizenznummer. Auf Wunsch unterstützen wir Sie bei der Installation und schulen Ihr Team.