Automatische Verschlagwortung mit KI: Bilder finden, ohne jedes einzeln zu beschriften

Ratgeber · Oktober 2026 · Lesezeit etwa 7 Minuten

Warum Verschlagwortung so oft liegen bleibt

Jeder weiß, dass gut beschriftete Bilder schneller gefunden werden. Trotzdem landen neue Fotos in vielen Unternehmen ohne jede Angabe im Ordner. Der Grund ist einfach: Ein einzelnes Bild zu beschriften dauert nur eine Minute, bei 300 Fotos von einer Messe ist es ein ganzer Arbeitstag. Diesen Tag hat im Alltag niemand übrig.

Die Folge kennen viele: Gesucht wird nach dem Dateinamen, und der lautet „IMG_4711.jpg“. Genau an dieser Stelle hilft eine KI, die den ersten, mühsamen Schritt übernimmt.

Was die KI in Daminion übernimmt

Die KI sieht sich jedes Foto an und liefert, je nach Einstellung, diese Angaben:

• KI-Labels und KI-Objekte: Stichwörter zu den erkennbaren Motiven und Gegenständen, etwa Gebäude, Treppe, Fassade oder Innenraum.
• KI-Titel: eine kurze Bezeichnung aus vier bis fünf Wörtern, zum Beispiel „Ein langer leerer Korridor“.
• KI-Beschreibung: eine ausführliche Beschreibung des Bildinhalts, die bei der Suche hilft.
• Ihre eigenen Stichwörter: Die KI prüft, welche Begriffe aus Ihrem Katalog zum Bild passen, und weist sie bei einem Treffer zu.

Titel und Beschreibung erzeugt ChatGPT, Labels und Objekte liefern beide Dienste. Die Angaben stehen anschließend in eigenen Feldern, nach denen Sie suchen und filtern können wie nach jedem anderen Stichwort. Aus „IMG_4711.jpg“ wird so ein Foto, das man unter „Treppe“ oder „Fassade“ wiederfindet, ohne dass jemand es von Hand beschriftet hat.

Gestartet wird die KI ganz einfach: Dateien auswählen und im Menü „KI-Tags erzeugen“ wählen, im Web-Client genauso wie im Windows-Programm. Oder Sie lassen neue Dateien schon beim Import automatisch beschriften. Welche Angaben erzeugt werden, legt ein Administrator einmal für alle Benutzer fest. Bereits beschriftete Dateien werden auf Wunsch übersprungen, damit nichts doppelt verarbeitet wird.

Ihre Begriffe statt beliebiger Wörter

Eine KI, die frei formuliert, nennt dasselbe Motiv mal „Auto“, mal „PKW“ und mal „Fahrzeug“. Für die spätere Suche ist das ungünstig. Daminion kann die KI deshalb an die Stichwörter binden, die in Ihrem Katalog bereits angelegt sind, auch an selbst angelegte Felder. Dann ordnet sie ein Foto Ihren vorhandenen Begriffen zu, statt neue zu erfinden.

Gerade in Unternehmen mit festgelegtem Vokabular ist das wichtig: Alle suchen mit denselben Wörtern, und der Katalog bleibt aufgeräumt. Gleichbedeutende Begriffe fangen Sie zusätzlich mit Synonymen ab. Arbeiten Sie mit vielen internen Fachbegriffen, testen Sie die Zuordnung zuerst an einigen Bildern.

Die KI auf Ihre Bilder einstellen

Ohne weitere Vorgaben beschreibt ChatGPT alles, was auf einem Bild zu sehen ist, auch Dinge, die für Sie keine Rolle spielen. Deshalb kann der Administrator die Anweisung an die KI, den sogenannten Prompt, an Ihren Bildbestand anpassen.

Ein Bauunternehmen etwa lässt die KI gezielt auf Bauphasen, Maschinen wie Kräne oder Bagger, Gerüste, Baustoffe und Schutzausrüstung achten, statt Wolken und Bäume zu beschreiben. Die Ergebnisse werden dadurch deutlich treffender. Enthält Ihr Katalog sehr unterschiedliche Motive, teilen Sie die Bilder vorher in Gruppen ein, zum Beispiel mit Farbmarkierungen, und verwenden für jede Gruppe einen eigenen Prompt.

Auf Wunsch übersetzt Daminion die KI-Angaben zusätzlich in weitere Sprachen. Das hilft, wenn Kollegen an anderen Standorten in ihrer eigenen Sprache suchen.

Auch Videos und Tonaufnahmen werden durchsuchbar

Seit Version 10.5 wandelt Daminion gesprochene Sprache in Text um. Interviews, Mitschnitte von Veranstaltungen oder Schulungsvideos werden dabei vollständig verschriftet, dazu entsteht eine kurze Zusammenfassung, die im Feld KI-Beschreibung landet. Für die Spracherkennung nutzt Daminion den Dienst Whisper von OpenAI.

Danach suchen Sie nach jedem Wort, das im Video gesprochen wurde. Im Web-Client springen Sie mit einem Klick auf einen Satz direkt an die passende Stelle im Video. Als Anhaltspunkt nennt der Hersteller etwa fünf Minuten Bearbeitungszeit für eine 40-minütige Aufnahme.

Wo die Bilder analysiert werden

Für die KI-Verschlagwortung gibt es zwei Wege, und Sie entscheiden, welcher zu Ihrem Unternehmen passt:

• Über Google Vision oder ChatGPT: Die Bilder werden zur Analyse an den gewählten Dienst übermittelt, die Ergebnisse kommen in Ihren Katalog zurück. Ihre Dateien selbst bleiben dabei auf Ihrem Fileserver oder NAS. Für ChatGPT und die Spracherkennung hinterlegen Sie einen eigenen API-Schlüssel bei OpenAI. Die Kosten rechnet OpenAI nach tatsächlicher Nutzung direkt mit Ihnen ab.
• Über einen eigenen KI-Server: Das KI-Modell läuft auf einem Server in Ihrem Netzwerk. Die Bilder verlassen Ihr Haus zu keinem Zeitpunkt. Das ist der richtige Weg für Behörden, für Fotos von Personen und für alles, was vertraulich ist.

Klären Sie vor dem Einsatz eines externen Dienstes mit Ihrer IT und gegebenenfalls Ihrer Datenschutzbeauftragten, welche Bilder dafür in Frage kommen. Wie Sie Ihren Bildbestand insgesamt im eigenen Haus behalten, lesen Sie im Ratgeber Bildverwaltung auf dem eigenen Server.

Was die KI nicht weiß

Eine KI erkennt, was auf einem Bild zu sehen ist. Was sie nicht wissen kann, ist alles, was nur in Ihrem Unternehmen bekannt ist: die Projektnummer, den Namen der Baustelle, das interne Produktkürzel oder für welche Kampagne ein Foto gemacht wurde.

Diese Angaben ergänzen Sie weiterhin selbst, aber nicht Bild für Bild. In Daminion weisen Sie Stichwörter vielen Dateien auf einmal zu, und wiederkehrende Angaben speichern Sie als Tag-Vorgabe, die Sie mit einem Klick zuweisen. Wer auf den Fotos zu sehen ist, findet die Gesichtserkennung.

Die Arbeitsteilung ist also klar: Die KI beschreibt, was zu sehen ist, Ihr Team ergänzt, was nur Ihr Team weiß.

So starten Sie mit der KI-Verschlagwortung

• Mit einem Testordner beginnen: Lassen Sie die KI zuerst einige Hundert typische Fotos beschriften und sehen Sie sich das Ergebnis an.
• Eigene Begriffe vorher anlegen: Je besser Ihr Stichwortkatalog ist, desto treffender ordnet die KI zu.
• Den Prompt anpassen: Beschreiben Sie der KI, worauf es bei Ihren Bildern ankommt, und vergleichen Sie das Ergebnis mit der Standardeinstellung.
• Vorhandenes nutzen: Viele Angaben stecken bereits in den Dateien, etwa Aufnahmedatum, Kamera oder GPS-Position. Daminion liest sie beim Import automatisch aus.

Der nächste Schritt

Wie gut die KI mit Ihren Motiven zurechtkommt, sehen Sie am besten an Ihren eigenen Fotos. Testen Sie Daminion in Ihrer IT-Umgebung, auf Wunsch unterstützen wir Sie bei der Installation.

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