Ordner sind nicht das Problem
Fast jedes Unternehmen organisiert seine Dateien in Ordnern, und das aus gutem Grund: Ordner sind einfach, jeder kennt sie, und für Verträge, Angebote oder Projektunterlagen funktionieren sie hervorragend. Solange ein Team überschaubar ist und jeder weiß, wo was liegt, gibt es wenig Anlass, daran etwas zu ändern.
Bei Bildern und Medien wird es mit der Zeit schwieriger. Ein Foto lässt sich auf viele Arten beschreiben: nach Projekt, Datum, Ort, abgebildeten Personen, Motiv oder Verwendungszweck. Ein Ordner kann aber nur eine dieser Ordnungen abbilden. Je größer der Bestand und je mehr Menschen damit arbeiten, desto häufiger sucht jemand nach einem Merkmal, nach dem der Ordner nicht sortiert ist.
Woran erkennen Sie, dass dieser Punkt bei Ihnen erreicht ist? Die folgenden zehn Anzeichen helfen bei der Einschätzung.
Der Selbsttest: Was trifft auf Ihr Team zu?
Kreuzen Sie alles an, was Sie aus Ihrem Alltag kennen
Ihre Auswahl wird nirgends gespeichert oder übertragen.
Kreuzen Sie oben an, was auf Ihr Team zutrifft.
Was die Ergebnisse bedeuten
0 bis 3 Anzeichen: Ihre Ordner leisten gute Dienste
Ihre Ablage funktioniert. Es lohnt sich trotzdem, die Entwicklung im Blick zu behalten, besonders wenn das Team wächst, mehr Abteilungen mit Bildern arbeiten oder regelmäßig Material von außen hinzukommt.
4 bis 6 Anzeichen: Ein genauerer Blick lohnt sich
Hier geht bereits regelmäßig Zeit verloren, oft unbemerkt, weil sich alle irgendwie behelfen. Ein guter nächster Schritt ist, diese Zeit einmal zu beziffern. Unser Rechner im Artikel „Chaos auf dem Fileserver“ zeigt in einer Minute, was die Suche Ihr Unternehmen kostet.
7 bis 10 Anzeichen: Eine Bilddatenbank würde spürbar entlasten
Die Ablage kostet Ihr Team täglich Zeit und birgt Risiken, etwa bei Nutzungsrechten. Eine Bilddatenbank würde hier schnell spürbare Erleichterung bringen. Am besten überzeugen Sie sich mit Ihren eigenen Dateien davon.
Kein Entweder-oder: Die Ordner bleiben
Wer an eine Bilddatenbank denkt, befürchtet oft einen großen Umbau. Mit Daminion ist das nicht nötig. Ihre Dateien bleiben in den gewohnten Ordnern auf Ihrem Fileserver oder NAS, und wer möchte, arbeitet weiterhin genauso wie bisher.
Daminion übernimmt die vorhandene Ordnerstruktur und ergänzt, was Ordner nicht leisten können:
- Mehrere Ordnungen zugleich: Ein Foto ist gleichzeitig unter seinem Projekt, seinem Ort, den abgebildeten Personen und seinen Stichwörtern auffindbar.
- Wissen, das bleibt: Wer abgebildet ist, wer fotografiert hat und wofür ein Bild freigegeben ist, steht direkt in der Datei.
- Vorschau für alles: Fotos, Videos, PDFs, Layout- und CAD-Dateien erscheinen als Vorschaubild, ohne dass jede Datei einzeln geöffnet werden muss.
- Neue Bilder ohne Handarbeit: Lieferungen von Fotografen werden automatisch aufgenommen und auf Wunsch gleich beschriftet.
- Einfach teilen: Bilder gehen per geschütztem Link an Presse oder Partner, auf Wunsch mit Wasserzeichen.
Sie können außerdem klein anfangen, etwa mit einer Abteilung oder einem Ordner, und später erweitern. Wie ein Unternehmen Daminion im Alltag nutzt, zeigen unsere Anwendungsbeispiele.
Der nächste Schritt
Ob Ihre Ordner noch ausreichen, zeigt sich am besten im direkten Vergleich mit Ihren eigenen Dateien. Testen Sie Daminion in Ihrer IT-Umgebung, auf Wunsch unterstützen wir Sie bei der Installation.
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