Kurz gesagt
- Nicht jedes Foto braucht eine eigene Beschriftung. Die meisten Angaben gelten für viele Bilder gleichzeitig.
- Arbeiten Sie von allgemein nach speziell: erst die gemeinsamen Angaben für alle, dann für Gruppen, zuletzt für einzelne Bilder.
- Sortieren Sie vorher aus. Jedes gelöschte Foto ist eines, das Sie nicht beschriften müssen.
- Vorlagen, Tastaturbefehle und automatische Vorschläge sparen bei wiederkehrenden Anlässen viel Zeit.
Das Problem: Zu viele Bilder, zu wenig Zeit
Eine Veranstaltung ist vorbei, der Fotograf liefert 500 Bilder. Würden Sie jedes Foto einzeln öffnen und beschriften, bräuchten Sie bei einer Minute pro Bild über acht Stunden. In der Praxis passiert deshalb meist eines von beidem: Die Bilder werden gar nicht beschriftet, oder es bleibt bei einem Ordnernamen wie „Sommerfest 2026“.
Beides rächt sich spätestens, wenn jemand ein Jahr später „das Foto vom Geschäftsführer mit dem Bürgermeister“ sucht.
Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Vorgehen schaffen Sie dieselben 500 Fotos in deutlich unter einer Stunde, und zwar besser beschriftet.
Schritt 1: Vorher aussortieren
Bevor Sie beschriften, sortieren Sie aus. Bei Veranstaltungsfotos sind oft ein Drittel oder mehr der Bilder unscharf, doppelt oder schlicht überflüssig, etwa zehn fast gleiche Aufnahmen derselben Rede.
- Löschen Sie Fehlaufnahmen sofort.
- Markieren Sie die besten Bilder, zum Beispiel mit einer Bewertung oder Farbmarkierung. Sie bekommen später eine genauere Beschriftung als der Rest.
Aus 500 Fotos werden so schnell 300, und von denen sind vielleicht 30 wirklich wichtig.
Schritt 2: Von allgemein nach speziell
Der wichtigste Grundsatz: Beschriften Sie nicht Bild für Bild, sondern in Ebenen.
| Ebene | Gilt für | Beispiele |
|---|---|---|
| 1. Alle Bilder | die gesamte Lieferung | Anlass, Datum, Ort, Fotograf, Copyright |
| 2. Gruppen | zusammengehörige Serien | „Begrüßung“, „Kinderprogramm“, „Siegerehrung“ |
| 3. Einzelne Bilder | nur die besten Aufnahmen | Namen von Personen, besondere Momente |
Ebene 1 erledigen Sie in einem einzigen Schritt für alle Bilder zugleich. Das dauert eine Minute und macht die gesamte Lieferung bereits auffindbar.
Ebene 2 ergibt sich meist aus dem Ablauf der Veranstaltung. Fotos sind zeitlich sortiert, also liegen die Bilder der Begrüßung, des Kinderprogramms und der Siegerehrung jeweils beieinander. Markieren Sie eine Serie, vergeben Sie die passenden Stichwörter, und weiter zur nächsten.
Ebene 3 brauchen nur die Bilder, die Sie in Schritt 1 als besonders wichtig markiert haben.
Schritt 3: Vorlagen für wiederkehrende Anlässe
Viele Anlässe wiederholen sich: das Sommerfest jedes Jahr, die Messe zweimal im Jahr, Produktfotos bei jeder Neuheit. Dafür lohnt es sich, Vorlagen anzulegen, also gespeicherte Sätze von Angaben, die Sie mit einem Klick zuweisen.
Eine Vorlage „Messe“ könnte zum Beispiel enthalten:
- Stichwörter: Messe, Messestand, Veranstaltung,
- Copyright: © Musterfirma GmbH,
- Nutzungsbedingungen: frei für Presse und Webseite.
Beim nächsten Mal ergänzen Sie nur noch Datum und Ort.
Schritt 4: Mit der Tastatur statt mit der Maus
Wer viele Bilder beschriftet, merkt schnell, wie viel Zeit das ständige Klicken kostet. Wo immer möglich, lohnt sich die Tastatur:
- mit Tastaturbefehlen zwischen Bildern wechseln,
- häufig genutzte Stichwörter oder Vorlagen per Tastenkürzel zuweisen,
- beim Eintippen von Stichwörtern die automatische Vervollständigung nutzen, statt aus Listen zu wählen.
Schon wenige gut gewählte Tastenkürzel für Ihre häufigsten Angaben machen einen spürbaren Unterschied.
Schritt 5: Automatische Vorschläge nutzen, aber prüfen
Software kann beim Beschriften helfen:
- KI-Verschlagwortung erkennt, was auf einem Bild zu sehen ist, etwa „Bühne“, „Publikum“ oder „Rednerpult“, und schlägt passende Stichwörter vor.
- Gesichtserkennung schlägt Personen vor, die bereits einmal benannt wurden. Was dabei zu beachten ist, beschreibt der Artikel Gesichtserkennung im Bildarchiv sinnvoll und rechtssicher nutzen.
Beides spart viel Zeit, ersetzt aber nicht den prüfenden Blick. Gehen Sie die Vorschläge kurz durch, bevor Sie sie übernehmen.
Schritt 6: Die Arbeit im Team aufteilen
Bei sehr großen Mengen hilft es, die Arbeit aufzuteilen: Eine Person übernimmt die Ebenen 1 und 2 für alle Bilder, eine zweite benennt die Personen auf den besten Aufnahmen, weil sie die Gäste kennt. Wichtig ist, dass alle dieselben Begriffe verwenden. Wie das gelingt, beschreibt der Artikel Ein Stichwortverzeichnis aufbauen.
Ein Beispiel: 500 Fotos vom Sommerfest
| Arbeitsschritt | Zeitaufwand ungefähr |
|---|---|
| Aussortieren und die 30 besten markieren | 15 Minuten |
| Ebene 1: Vorlage „Sommerfest“ für alle zuweisen, Datum ergänzen | 2 Minuten |
| Ebene 2: sechs Serien markieren und beschriften | 10 Minuten |
| Ebene 3: Personen auf den 30 besten Bildern benennen | 15 Minuten |
| Gesamt | etwa 45 Minuten |
Statt acht Stunden für 500 einzeln beschriftete Bilder brauchen Sie also gut eine Dreiviertelstunde, und jedes Foto ist über Anlass, Datum, Serie und, bei den wichtigen Bildern, über die abgebildeten Personen auffindbar.
So kann Daminion helfen
In Daminion legen Sie Vorlagen als Tag-Vorgaben unter eigenen Namen an, zum Beispiel „Sommerfest“ oder „Messe“, und weisen ihnen auf Wunsch einen eigenen Tastaturbefehl zu. Solche Vorgaben lassen sich schon beim Import zuweisen, und aus vorhandenen Ordnernamen kann Daminion automatisch Kategorien erstellen. Angaben für viele Bilder ändern Sie in einem Schritt, und zuletzt verwendete Stichwörter sind schnell wieder zur Hand. Die optionale KI-Verschlagwortung und die Gesichtserkennung liefern zusätzlich Vorschläge.
Der nächste Schritt
Nehmen Sie die Fotos Ihrer letzten Veranstaltung und probieren Sie das Vorgehen in der Testversion aus: aussortieren, eine Vorlage für alle, dann die Serien. Messen Sie die Zeit, Sie werden überrascht sein. Auf Wunsch zeigen wir Ihnen, wie Sie Vorlagen und Tastaturbefehle für Ihre häufigsten Anlässe einrichten.