Kurz gesagt
- Ein Stichwortverzeichnis ist eine gemeinsame, festgelegte Liste von Begriffen, mit denen alle im Team ihre Bilder beschriften.
- Hierarchien ordnen die Begriffe in Ebenen, Synonyme verbinden gleichbedeutende Wörter.
- Wenige klare Regeln, zum Beispiel zur Schreibweise, verhindern, dass dieselbe Sache unter drei Begriffen landet.
- In Daminion lassen sich Stichwörter vor Änderungen schützen, neue Begriffe aus Importen erst prüfen und fertige Listen aus einer Textdatei übernehmen.
Warum freie Stichwörter nicht ausreichen
Stellen Sie sich vor, drei Kollegen beschriften die Fotos vom selben Firmenjubiläum. Der erste vergibt „Jubiläum“, der zweite „Firmenjubiläum 2026“ und der dritte „Feier“. Jeder hat aus seiner Sicht richtig beschriftet. Sucht später jemand nach „Jubiläum“, findet er aber nur einen Teil der Bilder.
Solche Unterschiede entstehen ganz von selbst, sobald mehrere Personen Stichwörter vergeben. Typische Beispiele:
- Unterschiedliche Wörter für dieselbe Sache: „Auto“, „PKW“, „Fahrzeug“
- Unterschiedliche Schreibweisen: „E-Mail“, „Email“, „eMail“
- Einzahl und Mehrzahl: „Ventil“ und „Ventile“
- Unterschiedliche Genauigkeit: „Messe“ bei einem Kollegen, „Hannover Messe 2026, Stand B12“ beim anderen
Je größer das Archiv und je mehr Menschen daran arbeiten, desto stärker wirkt sich das aus. Das Ergebnis kennen viele: Die Bilder sind beschriftet, und trotzdem findet man sie nicht.
Was ein Stichwortverzeichnis ist
Ein Stichwortverzeichnis ist eine gemeinsame Liste der Begriffe, die in Ihrem Unternehmen für die Beschriftung von Bildern verwendet werden. Statt dass jeder frei Wörter eintippt, wählen alle aus derselben Liste. Fachleute sprechen auch von einem „kontrollierten Vokabular“.
Das klingt nach viel Verwaltungsaufwand, ist es aber nicht. Die Liste muss weder vollständig noch perfekt sein, bevor Sie anfangen. Sie wächst mit Ihrem Bestand: Jeder neue Begriff, der sich bewährt, kommt dazu.
Ordnung durch Hierarchien
Sobald eine Liste mehr als ein paar Dutzend Begriffe hat, wird sie unübersichtlich. Deshalb ordnet man Stichwörter in Ebenen an, von allgemein nach speziell. Ein Beispiel aus einem Industrieunternehmen:
Produkte
Ventile
Ventilgehäuse VG-2
Ventilgehäuse VG-3
Pumpen
Veranstaltungen
Messen
Hannover Messe
Firmenjubiläum
Standorte
Werk Köln
Werk Leipzig
Wer ein Foto beschriftet, findet so den passenden Begriff schnell, ohne eine lange alphabetische Liste durchsuchen zu müssen. Und neue Kollegen sehen auf einen Blick, wie Ihr Archiv aufgebaut ist.
Ein guter Richtwert: Drei bis vier Ebenen reichen fast immer. Tiefere Hierarchien wirken zwar gründlich, machen das Beschriften aber mühsam, weil man sich durch zu viele Stufen klicken muss.
Zum Suchen müssen Sie sich übrigens nicht durch die Hierarchie klicken. Über die Schnelle Suche oder die Erweiterte Suche geben Sie den gesuchten Begriff einfach direkt ein, egal auf welcher Ebene er steht.
Gruppen statt Stichwörter für die Gliederung
Für die Gliederung müssen Sie nicht ausschließlich Stichwörter verwenden. In Daminion können Sie stattdessen Gruppen anlegen. Sie dienen nur der Übersicht: Eine Gruppe ist selbst kein Stichwort, wird keinem Bild zugewiesen und taucht in der Suche nicht auf. Zur Unterscheidung stellt Daminion Gruppen in hellem Grau dar.
Im Beispiel oben könnten „Produkte“, „Veranstaltungen“ und „Standorte“ solche Gruppen sein. Dann bekommt ein Foto nur die Begriffe, nach denen tatsächlich gesucht wird, etwa „Ventilgehäuse VG-2“, und nicht zusätzlich das allgemeine „Produkte“.
Synonyme: Jeder sucht mit seinem eigenen Wort
Auch mit einer festen Liste werden Menschen weiterhin unterschiedliche Wörter verwenden, vor allem beim Suchen. Der Vertrieb sucht nach „VG-2“, die Konstruktion nach der internen Teilenummer „AT-4471“ und ein Kunde nach „Ventilgehäuse“.
Hier helfen Synonyme. Sie legen einen Begriff als Stichwort fest und hinterlegen dazu die anderen Bezeichnungen. Wer dann nach einem der Synonyme sucht, findet trotzdem alle passenden Bilder. Der Vorteil: Das Stichwortverzeichnis bleibt schlank, und trotzdem kommt jeder mit seinem gewohnten Begriff zum Ziel.
Sechs Regeln für ein sauberes Verzeichnis
Halten Sie die Regeln kurz und schriftlich fest, damit alle im Team sie kennen. Bewährt haben sich diese sechs:
- Einzahl statt Mehrzahl: „Ventil“ statt „Ventile“. Ausnahme sind Oberbegriffe in der Hierarchie, zum Beispiel „Produkte“.
- Eine feste Schreibweise: Legen Sie zum Beispiel fest, ob Sie „E-Mail“ oder „Email“ schreiben, und bleiben Sie dabei. Alternativ wählen Sie eine Schreibweise als Stichwort und hinterlegen die anderen als Synonyme. Dann findet jeder die Bilder, egal wie er sucht.
- Keine Angaben doppeln, die es schon als eigenes Feld gibt: Aufnahmedatum, Fotograf oder Copyright haben eigene Felder. Sie gehören nicht in die Stichwörter.
- Allgemeine Begriffe statt Einzelfälle: „Messe“ und „Hannover Messe“ als Stichwort, die Standnummer lieber in die Beschreibung.
- Lieber wenige treffende Stichwörter als viele ungefähre: Drei sorgfältig gewählte Begriffe helfen bei der Suche mehr als zwanzig zufällige.
- Neue Begriffe nur nach Rücksprache: Eine Person oder ein kleines Team entscheidet, welche Begriffe neu aufgenommen werden.
Schritt für Schritt zum eigenen Verzeichnis
1. Suchbegriffe sammeln
Fragen Sie Ihre Kollegen, wonach sie heute am häufigsten suchen. Die Antworten sind meist überraschend einheitlich: Projekte, Produkte, Kunden, Orte und Anlässe. Genau diese Begriffe bilden den Grundstock.
2. Hauptgruppen festlegen
Ordnen Sie die gesammelten Begriffe in wenige Hauptgruppen, zum Beispiel Produkte, Projekte, Veranstaltungen und Standorte. Mehr als sechs bis acht Hauptgruppen braucht kaum ein Unternehmen.
3. Klein anfangen
Beginnen Sie mit den Begriffen, die Sie sofort brauchen. Das Verzeichnis muss am ersten Tag nicht vollständig sein. Wer zu lange an der perfekten Liste feilt, fängt nie an.
4. Eine verantwortliche Person benennen
Jemand sollte den Überblick behalten: neue Begriffe prüfen, doppelte zusammenführen und die Regeln im Blick halten. Das ist keine Vollzeitaufgabe, in den meisten Unternehmen reichen wenige Minuten pro Woche.
5. Regelmäßig aufräumen
Schauen Sie sich das Verzeichnis alle paar Monate an. Gibt es Begriffe, die nie verwendet werden? Haben sich doppelte Einträge eingeschlichen? Kleine, regelmäßige Pflege ist viel einfacher als ein großes Aufräumen nach Jahren.
So unterstützt Daminion Ihr Stichwortverzeichnis
- Hierarchische Stichwörter: Stichwörter ordnen Sie in beliebig vielen Ebenen an und verschieben sie bei Bedarf per Drag & Drop.
- Gruppen: Gliedern Sie Ihr Verzeichnis zusätzlich mit Gruppen, die nur der Übersicht dienen.
- Synonyme: Zu jedem Stichwort hinterlegen Sie gleichbedeutende Begriffe, die bei der Suche mitgefunden werden.
- Neue Begriffe erst prüfen: Auf Wunsch markiert Daminion Stichwörter, die beim Import aus Dateien kommen, als „unbestätigt“. Sie werden erst nach Prüfung in Ihr Verzeichnis übernommen, so gelangen keine fremden Begriffe ungefragt hinein. Die Funktion aktivieren Sie in den Einstellungen, wie, zeigt die Anleitung Neu importierte Tags bestätigen.
- Schutz vor Änderungen: Administratoren können Stichwörter sperren. Benutzer können sie dann weiterhin zuweisen, aber nicht mehr umbenennen oder löschen.
- Fertige Listen übernehmen: Haben Sie Ihr Verzeichnis zum Beispiel in einer Tabelle vorbereitet, importieren Sie es als Textdatei. Umgekehrt exportieren Sie Ihre Stichwörter, etwa zur Auswertung oder für einen weiteren Katalog.
Was Stichwörter technisch sind und wo sie in der Datei gespeichert werden, lesen Sie im Artikel IPTC und XMP verständlich erklärt.
Der nächste Schritt
Legen Sie in der Testversion eine kleine Hierarchie mit Ihren zehn wichtigsten Suchbegriffen an und beschriften Sie damit einige Ihrer eigenen Bilder. Sie werden schnell merken, wie viel leichter die Suche wird. Auf Wunsch unterstützen wir Sie dabei, Ihr Verzeichnis von Anfang an sinnvoll aufzubauen.