Kurz gesagt
- Fotos von Fotografen enthalten fast immer schon Name, Copyright, Stichwörter und oft den Aufnahmeort. Daminion übernimmt das alles beim Import.
- Fremde Stichwörter landen als „unbestätigt“ im Katalog und werden erst nach Prüfung für alle nutzbar.
- Für Fotografen, die regelmäßig liefern, spart eine eigene Importvorlage viel Handarbeit.
- Fotografen können Bilder direkt vom Einsatzort hochladen. Sichtbar werden sie erst nach Prüfung und Freigabe.
Warum Fotos von Externen eine eigene Regel brauchen
Nach einer Veranstaltung, einem Produktshooting oder einer Baustellendokumentation kommen oft Hunderte Fotos auf einmal ins Haus, per Download-Link, auf einem USB-Stick oder per E-Mail. Landen sie einfach in irgendeinem Ordner, beginnt die Suche schon am nächsten Tag: Welche Fotos sind von wem? Was dürfen wir damit machen? Und warum heißt eines der Stichwörter plötzlich „DSC_Session_B“?
Mit einem festen Ablauf für den Eingang externer Fotos vermeiden Sie das. Daminion nimmt Ihnen dabei einen großen Teil der Arbeit ab.
Was der Fotograf schon mitliefert
Kaum ein professioneller Fotograf gibt Bilder heraus, ohne sie vorher selbst zu beschriften. Mindestens Fotografenname und Copyright sind eingetragen, meistens auch Stichwörter. Diese Angaben stecken in den Dateien selbst, und Daminion liest sie beim Import aus:
Fotograf und Copyright
Name, Urheber- und Copyright-Angaben stehen fast immer schon in der Datei und werden übernommen.
Stichwörter
Die Begriffe des Fotografen kommen mit, auf Wunsch zunächst als „unbestätigt“ markiert.
Aufnahmeort
GPS-Daten liest Daminion aus und zeigt die Fotos gleich auf der Karte.
Fremde Stichwörter erst prüfen
Beim Import kann Daminion nicht wissen, welche Stichwörter des Fotografen zu Ihrem Katalog passen. Deshalb werden zunächst alle übernommen. Damit sie Ihre eigene Stichwortliste nicht durcheinanderbringen, gibt es die Funktion für unbestätigte Tags:
- Neue Stichwörter aus dem Import werden in einer anderen Farbe angezeigt und als „unbestätigt“ markiert.
- Solange sie unbestätigt sind, lassen sie sich weder anderen Dateien zuweisen noch verschieben.
- Ein Benutzer mit Bearbeiter- oder Administratorrechten prüft die neuen Begriffe und bestätigt die passenden. Erst dann stehen sie allen zur Verfügung.
- Nicht benötigte Stichwörter löscht der Administrator einfach wieder.
So bleibt Ihre Stichwortliste sauber, auch wenn regelmäßig Fotos von verschiedenen Fotografen und Agenturen eingehen.
Eine Importvorlage für jeden Fotografen
Arbeiten Sie immer wieder mit denselben Fotografen, lohnt sich für jeden eine eigene Importvorlage. Darin legen Sie fest, welche Angaben beim Import automatisch zugewiesen werden, zum Beispiel:
- der Name des Fotografen oder seiner Firma
- die mit ihm vereinbarte Nutzungslizenz
- ein Projekt oder Anlass, wenn die Fotos zu einem bestimmten Auftrag gehören
Ist die Lizenz zeitlich begrenzt, hinterlegen Sie zusätzlich ein Lizenz-Ablaufdatum. Dann markiert Daminion das Foto, und nach Ablauf lässt es sich nicht mehr exportieren, drucken oder versenden.
Hochladen direkt vom Einsatzort
Noch schneller geht es, wenn der Fotograf seine Bilder selbst hochlädt, auf Wunsch sogar noch vor Ort mit dem Smartphone über den Web-Client. Dafür gibt es zwei Wege:
- Mit eigenem Benutzerkonto: Der Fotograf meldet sich im Web-Client an und lädt die Fotos direkt in einen festgelegten Ordner des Katalogs hoch. Dafür braucht er eine reguläre Lizenz. Gast-Lizenzen erlauben nur das Ansehen und Herunterladen.
- Ohne eigenes Benutzerkonto: Der Fotograf legt die Fotos in einen Eingangsordner auf Ihrem Server. Daminion überwacht diesen Ordner und importiert neue Dateien automatisch. Den Zugang zum Ordner richtet Ihre IT ein, zum Beispiel per FTP oder über eine VPN-Verbindung.
Erst prüfen, dann freigeben
Natürlich sollen neue Fotos nicht sofort für alle sichtbar sein. Mit der Warteschlange im Web-Client legen Sie fest, was vorher passieren muss:
- Erforderliche Metadaten: Neue Dateien werden erst sichtbar, wenn alle Pflichtangaben ausgefüllt sind, etwa Fotograf, Projekt und Lizenz.
- Manuelle Moderation: Ein Bearbeiter sichtet die Fotos, ergänzt die Stichwörter und gibt sie erst dann frei.
Beide Funktionen lassen sich einzeln oder zusammen nutzen. So kommen nur geprüfte, vollständig beschriftete Fotos in den Bestand, den Ihr Team täglich nutzt.
Wie das im Alltag aussieht, zeigt das Anwendungsbeispiel Fotos von externen Fotografen automatisch importieren.
Der nächste Schritt
Probieren Sie den Ablauf mit Fotos Ihres eigenen Fotografen aus. Die Testversion läuft in Ihrer IT-Umgebung, und auf Wunsch helfen wir beim Einrichten von Importvorlagen und Warteschlange.