Kurz gesagt
- Alte Fotos verblassen, Negative und Dias zersetzen sich mit der Zeit. Digitalisieren sichert den Bestand und macht ihn überhaupt erst nutzbar.
- Vor dem Scannen lohnt eine Bestandsaufnahme: Was ist vorhanden, was ist wichtig, was zuerst?
- Für die Archivfassung gilt: hohe Auflösung und ein verlustfreies Format. Kleinere Fassungen für den Alltag lassen sich später jederzeit daraus erzeugen.
- Ein gescanntes Foto ohne Beschriftung ist kaum besser als eines in der Kiste. Erst die Erschließung mit Metadaten macht das Archiv wertvoll.
Warum sich das Digitalisieren lohnt
Ein Foto aus den 1960er-Jahren, das seit Jahrzehnten in einem Karton liegt, hat zwei Probleme: Es altert, und niemand kann es sehen.
Die Originale altern. Farbabzüge verblassen und bekommen einen Farbstich, Schwarz-Weiß-Abzüge vergilben. Ältere Negative auf Acetatbasis können sich zersetzen, sie riechen dann nach Essig und werden wellig. Ist dieser Prozess einmal in Gang, lässt er sich nicht aufhalten.
Der Bestand ist unsichtbar. Wer ein bestimmtes Bild sucht, muss wissen, in welcher Kiste es liegt, und es von Hand heraussuchen. In der Praxis passiert das kaum. Bilder, die niemand findet, werden auch nicht genutzt, weder für eine Festschrift zum Firmenjubiläum noch für eine Ausstellung oder eine Anfrage aus der Presse.
Die Originale werden geschont. Liegt eine gute digitale Fassung vor, muss das Original nicht mehr für jede Anfrage in die Hand genommen werden. Es kann sicher und dunkel gelagert bleiben.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Bevor der erste Scan entsteht, sollten Sie wissen, womit Sie es zu tun haben. Eine einfache Liste genügt, zum Beispiel:
| Bestand | Art | Menge ungefähr | Zustand | Priorität |
|---|---|---|---|---|
| Firmengeschichte 1950–1980 | Schwarz-Weiß-Abzüge | 1.200 | gut | hoch |
| Produktfotos 1970–1990 | Farbdias | 3.500 | teilweise Farbstich | mittel |
| Betriebsfeiern | Farbnegative | 800 Filmstreifen | Essiggeruch bei einigen | sehr hoch |
Aus einer solchen Liste ergibt sich schnell, wo Sie anfangen sollten: bei Beständen, die gefährdet sind oder die häufig nachgefragt werden. Alles auf einmal zu digitalisieren, ist selten nötig und selten bezahlbar.
Schritt 2: Selbst scannen oder einen Dienstleister beauftragen?
Beides hat seine Berechtigung.
Selbst scannen lohnt sich bei überschaubaren Mengen, bei empfindlichen Beständen, die das Haus nicht verlassen sollen, und wenn Sie das Digitalisieren ohnehin nach und nach erledigen möchten. Für Abzüge reicht ein guter Flachbettscanner. Für Dias und Negative braucht es einen Scanner mit Durchlichteinheit oder einen speziellen Filmscanner.
Ein Dienstleister lohnt sich bei großen Mengen und wenn es schnell gehen soll. Spezialisierte Anbieter arbeiten mit professionellen Geräten und liefern gleichmäßige Qualität. Legen Sie vorab schriftlich fest, in welcher Auflösung, in welchem Format und mit welchen Dateinamen geliefert wird, und lassen Sie sich zunächst eine kleine Probelieferung geben.
Schritt 3: Die richtigen technischen Einstellungen
Hier entscheidet sich, ob die Digitalisierung auch in zwanzig Jahren noch etwas taugt. Als Richtwerte haben sich bewährt:
| Vorlage | Auflösung | Hinweis |
|---|---|---|
| Papierabzüge | 600 dpi | bei kleinen Abzügen auch mehr |
| Kleinbild-Dias und -Negative | 3.000 bis 4.000 dpi | wegen der kleinen Vorlage deutlich höher |
| Mittelformat-Negative | 2.000 bis 3.000 dpi | größere Vorlage, daher etwas weniger |
Das Format: Speichern Sie die Archivfassung als TIFF. Dieses Format verliert beim Speichern keine Bildinformationen. JPG-Dateien sind deutlich kleiner, verlieren aber bei jedem Speichern etwas Qualität. Sie eignen sich gut für den Alltag, nicht aber als Archivfassung.
Nicht zu viel verbessern: Bearbeiten Sie die Archivfassung möglichst wenig. Staub entfernen und das Bild gerade ausrichten ist sinnvoll. Farben stark verändern oder Bilder schärfen sollten Sie dagegen nur an einer Kopie. Was einmal verändert ist, lässt sich später nicht mehr rückgängig machen.
Die Rückseite nicht vergessen: Auf vielen alten Abzügen stehen auf der Rückseite Datum, Ort oder Namen. Scannen Sie die Rückseite mit, wenn dort etwas steht. Diese Angaben sind oft die einzige Information, die es zu einem Bild gibt.
Schritt 4: Eine einheitliche Benennung
Legen Sie vor dem ersten Scan fest, wie die Dateien heißen. Ein bewährtes Schema verbindet die Herkunft mit einer fortlaufenden Nummer, zum Beispiel:
- „FA-1965-0001.tif“ für das erste Bild aus dem Bestand „Firmengeschichte“ von 1965,
- „FA-1965-0001-R.tif“ für die zugehörige Rückseite.
Gibt es bereits Inventar- oder Archivnummern auf Umschlägen oder Karteikarten, übernehmen Sie diese. So lässt sich jede Datei eindeutig ihrem Original zuordnen.
Schritt 5: Erschließen, damit die Bilder gefunden werden
Jetzt beginnt der Teil, der den eigentlichen Wert schafft. Ein gescanntes Foto ohne Angaben ist zwar gesichert, aber genauso schwer zu finden wie in der Kiste.
Halten Sie mindestens fest:
- Was zu sehen ist: eine kurze Beschreibung und einige Stichwörter,
- Wann und wo: soweit bekannt, auch ungefähr, zum Beispiel „um 1970“,
- Wer abgebildet ist: Namen von Personen, soweit sie bekannt sind,
- Herkunft: Bestand, Inventarnummer, Fotograf,
- Rechte: wem die Rechte gehören und ob das Bild veröffentlicht werden darf.
Ein Tipp aus der Praxis: Holen Sie langjährige oder ehemalige Mitarbeiter dazu. Sie erkennen Personen, Gebäude und Anlässe, die sonst niemand mehr zuordnen kann. Dieses Wissen geht verloren, wenn man zu lange wartet.
Wie Sie Stichwörter einheitlich vergeben, beschreibt der Artikel Ein Stichwortverzeichnis aufbauen. Wo die Angaben in der Datei gespeichert werden, erklärt IPTC und XMP verständlich erklärt.
Schritt 6: Digitalisate sichern, Originale bewahren
Mit der Digitalisierung ist ein Teil der Arbeit getan, aber nicht die Verantwortung für den Bestand.
- Die digitalen Dateien sichern: Ein einziger Speicherort reicht nicht. Bewährt ist die Regel, mindestens drei Kopien auf zwei verschiedenen Speichermedien zu haben, davon eine an einem anderen Ort. Mehr dazu im Artikel Bildarchiv sichern: Backup und Wiederherstellung.
- Die Originale nicht wegwerfen: Auch nach dem Scannen bleiben die Originale wertvoll. Lagern Sie sie kühl, trocken und dunkel, am besten in säurefreien Hüllen oder Kartons.
- Gefährdete Negative getrennt lagern: Negative, die nach Essig riechen, sollten Sie von den übrigen trennen, weil sich die Zersetzung sonst ausbreiten kann.
Rechte bei alten Fotos
Auch bei alten Bildern stellt sich die Frage, ob sie veröffentlicht werden dürfen. Die Rechte liegen oft beim Fotografen oder seinen Erben, und bei erkennbaren Personen spielt deren Persönlichkeitsrecht eine Rolle. Halten Sie fest, was Sie über die Rechte wissen, und kennzeichnen Sie Bilder, bei denen das unklar ist. Für die interne Nutzung und Archivierung ist das meist unproblematisch, vor einer Veröffentlichung sollte es geklärt sein. Mehr dazu im Artikel Bildrechte und Einwilligungen verwalten.
So kann Daminion helfen
Eine Bilddatenbank wie Daminion übernimmt die gescannten Bilder samt vorhandener Angaben und macht sie über Stichwörter, Personen, Orte und Zeiträume durchsuchbar. Für Inventarnummern legen Sie eigene Felder an. Vorder- und Rückseite eines Abzugs lassen sich miteinander verknüpfen oder gruppieren, sodass in der Übersicht nur die Bilder erscheinen und die Rückseite bei Bedarf aufgeklappt wird.
Besonders hilfreich bei alten Beständen ist die Gesichtserkennung: Haben Sie eine Person einmal benannt, schlägt Daminion sie auf weiteren Fotos vor. So lassen sich auch Hunderte Bilder vom selben Personenkreis zügig erschließen. Die optionale KI-Verschlagwortung kann zusätzlich erste Stichwörter vorschlagen. Die Archivdateien bleiben dabei unverändert auf Ihrem eigenen Server.
Der nächste Schritt
Digitalisieren Sie zunächst eine kleine Auswahl von 50 bis 100 Bildern und beschriften Sie diese in der Testversion. So sehen Sie, wie viel Zeit die Erschließung pro Bild braucht, und können den Aufwand für den gesamten Bestand realistisch einschätzen. Auf Wunsch beraten wir Sie, wie Sie Ihr Archiv sinnvoll aufbauen.