Kurz gesagt
- Ein Bildarchiv besteht aus zwei Teilen: den Dateien selbst und dem Katalog mit allen Stichwörtern und Beschreibungen. Beide müssen gesichert werden.
- Der Katalog steckt oft mehr Arbeit als die Fotos und ist ohne Sicherung schnell verloren.
- Daminion bringt eine eigene Sicherungsfunktion und Skripte für die automatische Sicherung mit.
- Eine Sicherung ist erst etwas wert, wenn Sie die Wiederherstellung einmal ausprobiert haben.
Warum ein Bildarchiv besonderen Schutz braucht
Stellen Sie sich eine Bibliothek vor: Die Bücher stehen in den Regalen, und im Karteikasten steht, welches Buch wovon handelt, wo es steht und wer es ausleihen darf. Brennt nur der Karteikasten ab, sind alle Bücher noch da, aber niemand findet mehr etwas.
Bei einer Bilddatenbank ist es genauso. Die Fotos liegen auf dem Fileserver, der Katalog ist der Karteikasten. Und in diesem Karteikasten stecken oft Jahre an Arbeit: jedes Stichwort, jede Beschreibung, jeder Hinweis auf Bildrechte. Viele Unternehmen sichern ihre Dateien sorgfältig, an den Katalog denkt dabei aber niemand.
Was alles gesichert werden muss
Eine vollständige Sicherung Ihres Bildarchivs mit Daminion besteht aus vier Teilen:
Originaldateien
Ihre Bilder, Videos und Dokumente auf dem Fileserver oder NAS.
Katalog-Datenbank
Alle Stichwörter, Beschreibungen und Rechte, dazu die Benutzer und ihre Rollen.
Einstellungen
Die Konfiguration des Daminion Servers und des Zugangs im Browser.
Vorschaubilder
Spart nach einer Wiederherstellung die Zeit, alle Vorschauen neu zu berechnen.
Die Originaldateien sichern
Ihre Bilder und Dokumente bleiben bei Daminion auf Ihrem Fileserver oder NAS. Sie sichern sie deshalb mit derselben Backup-Lösung, die Sie für Ihre übrigen Firmendaten schon verwenden. Wichtig ist nur, dass alle Ordner dabei sind, die in Daminion erfasst sind, auch der Ordner für Dateien, die über den Browser hochgeladen werden.
Als Faustregel hat sich die 3-2-1-Regel bewährt: drei Kopien Ihrer Daten, auf zwei verschiedenen Speichermedien, davon eine außer Haus. So überstehen Ihre Bilder auch einen Brand, einen Wasserschaden oder einen Angriff mit Verschlüsselungssoftware.
Den Katalog sichern
Der Katalog liegt in einer Datenbank auf dem Daminion Server. Er ist also keine einzelne Datei, die man einfach kopieren könnte. Daminion bringt dafür zwei Wege mit:
- Die Sicherungsfunktion im Administrations-Panel: Mit wenigen Klicks sichern Sie einen Katalog in einen Ordner Ihrer Wahl. Katalog und Benutzerdaten werden dabei getrennt gespeichert und lassen sich auch getrennt zurückspielen. Wie das geht, zeigt das Handbuch unter Sicherung und Wiederherstellung von Katalogen.
- Automatische Sicherung per Skript: Für die regelmäßige Sicherung gibt es fertige Skripte. Sie sichern Datenbank, Einstellungen und Vorschaubilder und laufen über die Windows-Aufgabenplanung, zum Beispiel jede Nacht. Die Anleitung finden Sie unter Datensicherung der Daminion Server Daten.
Legen Sie die Sicherungen am besten auf einem anderen Laufwerk oder im Netzwerk ab, nicht auf derselben Festplatte wie den Server.
Ein zweites Sicherheitsnetz: Metadaten in die Dateien schreiben
Daminion kann Titel, Stichwörter, Beschreibungen und weitere Angaben zusätzlich direkt in die Bilddateien schreiben, auf Wunsch automatisch. Dann reisen die wichtigsten Informationen mit jeder Datei mit, auch wenn sie kopiert oder weitergegeben wird.
Das ersetzt keine Sicherung des Katalogs, denn nicht alle Angaben passen in jedes Dateiformat. Es ist aber eine wertvolle Rückfallebene. Mehr dazu im Handbuch unter Tags in Datei schreiben und auslesen.
Fehler im Alltag vermeiden
Nicht jeder Datenverlust ist ein Festplattenschaden. Häufiger löscht oder überschreibt jemand versehentlich etwas. Auch dagegen hilft Daminion:
- Benutzerrollen: Wer nur suchen und exportieren soll, bekommt Leserechte und kann nichts verändern oder löschen. Mehr dazu unter Teamwork.
- Versionskontrolle: Daminion zeigt, wer wann was geändert hat, und stellt auf Wunsch den vorherigen Stand einer Datei wieder her.
Die Wiederherstellung einmal ausprobieren
Eine Sicherung, die nie getestet wurde, ist wie ein Feuerlöscher, den nie jemand geprüft hat. Spielen Sie deshalb nach der Einrichtung einmal einen Katalog testweise zurück, am besten auf einem Testsystem. Dann wissen Sie, dass es funktioniert, und wie lange es dauert. Wiederholen Sie den Test, wenn sich an Ihrem Server etwas Grundlegendes ändert.
Der nächste Schritt
Wir unterstützen Sie gern dabei, die Sicherung Ihres Daminion Servers einzurichten. Und wenn Sie Daminion noch nicht nutzen: Testen Sie es in Ihrer eigenen IT-Umgebung.