Kurz gesagt
- Ohne klare Rechte hat entweder jeder Zugriff auf alles, oder jede Abteilung baut sich ihre eigene Ablage auf.
- Rollen fassen Rechte zusammen, zum Beispiel „nur ansehen“, „herunterladen“ oder „bearbeiten“. So muss nicht jede Person einzeln eingerichtet werden.
- Vertrauliche Bilder lassen sich zusätzlich schützen, sodass nur ein kleiner Kreis sie sieht.
- Daminion bringt fertige Rollen mit, erlaubt eigene Rollen und übernimmt auf Wunsch die Benutzer aus der Windows-Anmeldung.
Zwei typische Ausgangslagen
In den meisten Unternehmen findet man eine von zwei Situationen vor.
Jeder darf alles. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf das gesamte Bildarchiv auf dem Server. Das ist bequem, bis jemand versehentlich einen Ordner löscht, ein Originalbild überschreibt oder Fotos mit noch nicht vorgestellten Produkten in einer Präsentation für Kunden landen.
Jeder hat seine eigene Ablage. Das Marketing pflegt seinen Bildordner, die Technik ihren, der Vertrieb wieder einen anderen. Jede Abteilung schützt damit ihre Bilder, aber niemand findet die Bilder der anderen. Kollegen fragen per E-Mail nach Fotos, die längst irgendwo auf dem Server liegen, und es entstehen Kopien über Kopien.
Beide Situationen haben dieselbe Ursache: Es gibt keine Möglichkeit, fein abzustufen, wer was darf. Genau das leisten Zugriffsrechte.
Welche Rechte es überhaupt gibt
Zugriffsrechte klingen nach IT-Abteilung, im Kern geht es aber um wenige, gut verständliche Fragen:
- Sehen: Darf jemand ein Bild überhaupt finden und ansehen?
- Herunterladen: Darf er das Original in voller Qualität herunterladen oder nur eine kleinere Vorschau?
- Hinzufügen: Darf er neue Bilder in das Archiv aufnehmen?
- Bearbeiten: Darf er Beschriftungen wie Stichwörter oder Beschreibungen ändern?
- Löschen: Darf er Bilder aus dem Archiv entfernen?
- Verwalten: Darf er Benutzer anlegen und Rechte vergeben?
Für die meisten Mitarbeiter reichen die ersten beiden Rechte. Nur wenige Personen müssen Bilder hinzufügen, bearbeiten oder löschen dürfen.
Rollen statt Einzelrechte
Bei zehn oder zwanzig Mitarbeitern jedem einzeln Rechte zuzuweisen, wäre mühsam und fehleranfällig. Deshalb arbeitet man mit Rollen. Eine Rolle fasst bestimmte Rechte zusammen, und jeder Benutzer bekommt eine Rolle zugewiesen.
Ein Beispiel aus einem mittelständischen Unternehmen:
| Rolle | Wer | Was diese Personen dürfen |
|---|---|---|
| Betrachter | Vertrieb, Geschäftsführung, Empfang | Bilder suchen, ansehen und herunterladen |
| Bearbeiter | Marketing, Produktfotografie | zusätzlich Bilder hinzufügen und beschriften |
| Administrator | ein bis zwei Personen | alle Rechte, auch Benutzer und Rollen verwalten |
Kommt ein neuer Kollege in den Vertrieb, bekommt er einfach die Rolle „Betrachter“, und alles ist eingerichtet. Wechselt jemand die Abteilung, ändern Sie nur seine Rolle.
Vertrauliche Bilder zusätzlich schützen
Rollen regeln, was jemand grundsätzlich tun darf. Manchmal gibt es aber Bilder, die nur ein kleiner Kreis überhaupt sehen soll, zum Beispiel:
- Fotos von Produkten, die noch nicht vorgestellt wurden,
- Bilder aus der Personalabteilung,
- Aufnahmen, für die die Einwilligung der abgebildeten Personen nur für einen bestimmten Zweck gilt.
Für solche Fälle lassen sich Bilder zusätzlich so schützen, dass nur berechtigte Personen sie sehen. Wer keinen Zugriff hat, findet sie auch nicht in den Suchergebnissen.
Ein Rat aus der Praxis: Setzen Sie solche Einschränkungen sparsam ein. Je mehr Ausnahmen es gibt, desto schwerer lässt sich nachvollziehen, warum jemand ein bestimmtes Bild nicht findet. Oft ist es einfacher, solche Bilder getrennt vom übrigen Bestand zu verwalten.
Sechs Regeln für sinnvolle Zugriffsrechte
- So viel wie nötig, so wenig wie möglich: Jeder bekommt die Rechte, die er für seine Arbeit braucht, nicht mehr.
- Mit wenigen Rollen anfangen: Drei Rollen reichen für die meisten Unternehmen. Weitere können später dazukommen.
- Löschen nur für wenige: Das Recht zum Löschen sollten nur ein oder zwei Personen haben.
- Sehen großzügig, Ändern zurückhaltend: Bilder, die jeder sehen darf, verhindern, dass Kollegen sich eigene Kopien anlegen. Ändern sollten dagegen nur die, die sich um die Beschriftung kümmern.
- Ausscheidende Mitarbeiter sofort sperren: Verlässt jemand das Unternehmen, wird sein Zugang am letzten Arbeitstag gesperrt.
- Rechte regelmäßig prüfen: Einmal im Jahr lohnt ein Blick darauf, ob die vergebenen Rechte noch zu den Aufgaben passen.
So unterstützt Daminion Sie
- Fertige Rollen: Daminion bringt vier Rollen vom reinen Ansehen bis zur vollen Verwaltung mit. Für viele Unternehmen reichen sie ohne weitere Anpassung.
- Eigene Rollen: Passen die vorhandenen Rollen nicht, ändern Sie sie oder legen eigene an.
- Anmeldung mit dem Windows-Konto: Auf Wunsch übernimmt Daminion die Benutzer aus Ihrer Windows-Anmeldung. Ihre Mitarbeiter brauchen dann kein zusätzliches Kennwort.
- Getrennte Kataloge: Arbeiten Sie mit mehreren Katalogen, legen Sie für jeden fest, wer ihn nutzen darf.
- Ordnung bewahren: Administratoren können Stichwörter vor Änderungen schützen und vorgeben, wohin neue Dateien abgelegt werden.
- Nichts überschreiben: Solange jemand eine Datei bearbeitet, ist sie für andere gesperrt.
- Zugang sperren: Benutzerkonten lassen sich mit einem Klick sperren, ohne sie zu löschen.
Wie Sie Benutzer und Rollen einrichten, zeigt das Handbuch unter Benutzerverwaltung.
Der nächste Schritt
Überlegen Sie, welche drei Rollen in Ihrem Unternehmen sinnvoll wären, und legen Sie diese in der Testversion an. Melden Sie sich anschließend mit einem Testbenutzer an und sehen Sie selbst, was er sehen und tun darf. Auf Wunsch entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen ein passendes Rechtekonzept.