Kurz gesagt
- E-Mail-Anhänge stoßen bei großen Bildern schnell an Grenzen, und einmal verschickte Dateien lassen sich nicht zurückholen.
- Jeder Empfänger braucht etwas anderes: die Druckerei volle Auflösung, die Redaktion ein handliches JPG, der Händler eine Vorschau mit Logo.
- Geschützte Links mit Passwort, Ablaufdatum und Download-Grenze behalten die Kontrolle bei Ihnen.
- Daminion passt Größe und Format beim Versand automatisch an, fügt auf Wunsch ein Wasserzeichen hinzu und erstellt geschützte Links.
Typische Probleme beim Weitergeben
Die Werbeagentur braucht für einen neuen Katalog 40 Produktfotos in Druckqualität. Die Lokalzeitung möchte zwei Bilder vom Firmenjubiläum. Ein Händler fragt nach Vorschaubildern des neuen Produkts, das offiziell erst in drei Wochen vorgestellt wird. Jede dieser Anfragen ist für sich schnell erledigt, im Alltag tauchen aber immer wieder dieselben Schwierigkeiten auf:
- Die E-Mail kommt nicht an. Viele Postfächer nehmen nur Anhänge bis 10 oder 20 MB an. Ein einziges hochaufgelöstes Foto kann bereits größer sein.
- Die Qualität passt nicht. Die Redaktion erhält eine 60-MB-Datei, mit der sie nichts anfangen kann. Die Druckerei bekommt ein kleines JPG, das für den Druck zu grob ist.
- Die Angaben fehlen. Der Empfänger weiß nicht, wer das Foto gemacht hat und unter welchen Bedingungen er es verwenden darf.
- Die Kontrolle geht verloren. Einmal verschickt, lässt sich ein Bild nicht zurückholen. Vorabbilder tauchen plötzlich in fremden Unterlagen auf.
- Es entstehen Kopien. Für jeden Empfänger wird eine angepasste Fassung erstellt und auf dem Server abgelegt. Mit der Zeit weiß niemand mehr, welche Datei das Original ist.
Jeder Empfänger braucht etwas anderes
Bevor Sie Bilder weitergeben, lohnt die Frage, wofür der Empfänger sie braucht. Ein Überblick:
| Empfänger | Typischer Bedarf |
|---|---|
| Druckerei, Werbeagentur | Volle Auflösung, oft TIFF oder hochwertiges JPG |
| Presse, Redaktionen | Gut handhabbares JPG, Fotograf und Copyright in den Metadaten |
| Webseite, soziale Netzwerke | Kleine, schnell ladende Dateien in festen Formaten |
| Händler, Vertriebspartner | Vorschaubilder, bei Vorabversionen mit Logo oder Hinweis |
| Kunden zur Abstimmung | Ansicht und Kommentarmöglichkeit, oft kein Download nötig |
Wer diese Unterschiede kennt, spart sich Rückfragen und vermeidet, dass Bilder in falscher Qualität veröffentlicht werden.
Warum Metadaten mitreisen sollten
Ein Foto ohne Angaben ist für den Empfänger ein Rätsel. Darf die Zeitung es abdrucken? Wer muss als Fotograf genannt werden? Darf die Agentur es auch für Werbung in sozialen Netzwerken nutzen?
Sind Fotograf, Copyright und Nutzungsbedingungen in den Metadaten der Datei gespeichert, beantwortet sich das von selbst. Die Angaben reisen mit dem Bild, auch wenn es später weitergereicht wird. Wie das funktioniert, erklärt der Artikel IPTC und XMP verständlich erklärt.
Umgekehrt gilt: Prüfen Sie vor dem Versand, ob die Metadaten interne Angaben enthalten, die nicht nach außen gehören, zum Beispiel Kundennamen oder interne Projektbezeichnungen.
Bilder mit Wasserzeichen schützen
Bei Entwürfen, Vorabbildern oder Abstimmungen mit Externen ist ein sichtbares Wasserzeichen sinnvoll. Ein dezentes Firmenlogo oder ein Hinweis wie „Vorabversion, nicht zur Veröffentlichung“ macht unmissverständlich klar, dass das Bild nicht für jede Verwendung freigegeben ist.
Wichtig ist dabei: Das Wasserzeichen gehört auf die Kopie, die Sie weitergeben, nicht auf das Original. Sonst haben Sie im Archiv bald zwei Fassungen jedes Bildes, eine mit und eine ohne Logo.
Geschützte Links statt Anhänge
Statt Bilder als Anhang zu verschicken, schicken Sie dem Empfänger einen Link, über den er die Bilder ansehen und herunterladen kann. Das löst gleich mehrere Probleme: Die Dateigröße spielt keine Rolle mehr, das Postfach des Empfängers bleibt leer, und Sie können festlegen, wie lange und wie oft der Link funktioniert.
Achten Sie bei solchen Links auf drei Dinge:
- Passwortschutz: Wer den Link zufällig in die Hände bekommt, kann ohne Passwort nichts damit anfangen. Schicken Sie das Passwort auf einem anderen Weg, zum Beispiel telefonisch oder per Textnachricht.
- Ablaufdatum: Ein Link für eine Pressemitteilung muss nicht ein Jahr lang funktionieren. Zwei Wochen reichen meist.
- Begrenzte Downloads: Legen Sie fest, wie oft die Bilder heruntergeladen werden dürfen. So verhindern Sie, dass ein Link unkontrolliert weitergereicht wird.
Vorsicht ist bei kostenlosen Online-Diensten zum Dateiversand geboten. Ihre Bilder liegen dann auf fremden Servern, oft im Ausland, und Sie haben keinen Einfluss darauf, was mit ihnen geschieht. Gerade bei Vorabbildern oder Fotos mit erkennbaren Personen kann das auch datenschutzrechtlich heikel sein.
Fünf Regeln für die Weitergabe
- Nur das Nötige weitergeben: Schicken Sie die Bilder, die tatsächlich gebraucht werden, nicht vorsichtshalber den ganzen Ordner.
- Die passende Qualität wählen: Volle Auflösung nur dort, wo sie gebraucht wird.
- Angaben mitliefern: Fotograf, Copyright und Nutzungsbedingungen gehören in die Metadaten.
- Rechte prüfen: Dürfen Sie das Bild überhaupt weitergeben? Das gilt besonders für Fotos externer Fotografen und Bilder mit erkennbaren Personen. Mehr dazu im Artikel Bildrechte und Einwilligungen verwalten.
- Keine Kopien im Archiv ablegen: Angepasste Fassungen für einzelne Empfänger erstellen Sie beim Versand und speichern sie nicht dauerhaft auf dem Server.
So unterstützt Daminion Sie
- Geschützte Links: Sie geben Kunden und Dienstleistern Zugriff über einen Link, der auf Wunsch mit Passwort geschützt ist, nach einer festgelegten Zeit abläuft und die Zahl der Downloads begrenzt. Voraussetzung ist, dass der Daminion-Server von außen erreichbar ist, zum Beispiel über einen eigenen Webserver oder eine VPN-Verbindung.
- Gemeinsame Abstimmung: Für Abstimmungen richten Sie Sammlungen ein, die Externe nur ansehen und kommentieren dürfen.
- Export nach Ihren Vorgaben: Beim Export oder E-Mail-Versand ändern Sie in einem Schritt Größe und Format, benennen die Dateien um und fügen ein Wasserzeichen hinzu. Häufig benötigte Einstellungen speichern Sie als Vorlage unter einem eigenen Namen, zum Beispiel „Presse“ oder „Webseite“.
- Wasserzeichen: Ihr Logo oder einen Copyright-Hinweis legen Sie einmal als Vorgabe an. Daminion erstellt beim Versand Kopien mit Wasserzeichen, Ihre Originale bleiben unverändert.
- Per E-Mail senden: Dateien markieren, E-Mail-Funktion aufrufen, fertig. Bilder werden auf Wunsch vorher verkleinert und mit einem Copyright-Hinweis versehen.
- Keine zusätzlichen Kopien: Weil alle angepassten Fassungen beim Versand entstehen, bleibt Ihr Katalog frei von Mehrfachkopien.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie im Handbuch unter Dateien exportieren, Benutzerdefinierte Export-Voreinstellungen und Wasserzeichen hinzufügen.
Der nächste Schritt
Legen Sie in der Testversion eine Export-Vorlage für Ihren häufigsten Empfänger an, zum Beispiel für Presseanfragen, und versenden Sie damit ein paar Bilder an sich selbst. Sie sehen sofort, wie viel Arbeit beim nächsten Mal entfällt. Auf Wunsch richten wir die Vorlagen gemeinsam mit Ihnen ein.