Kurz gesagt
- Fotos sind meist nur ein Teil der Dateien, nach denen im Unternehmen gesucht wird. Videos, Dokumente und Zeichnungen gehören oft zum selben Thema.
- Werden alle diese Dateien an einer Stelle verwaltet, findet man zu einem Produkt oder Projekt alles auf einmal.
- Wichtig sind eine gute Vorschau, einheitliche Stichwörter für alle Dateiarten und die Möglichkeit, zusammengehörige Dateien miteinander zu verbinden.
- Daminion verwaltet über 150 Dateiformate, von Fotos über Videos und PDFs bis zu CAD-Zeichnungen.
Ein Produkt, viele Dateien
Nehmen wir ein Beispiel: Ein Hersteller bringt ein neues Ventil auf den Markt. Rund um dieses eine Produkt entstehen:
- Fotos vom Produkt, von der Montage und vom Messestand,
- ein Produktvideo für die Webseite und für Schulungen,
- ein Datenblatt und eine Montageanleitung als PDF,
- technische Zeichnungen aus AutoCAD oder anderen CAD-Programmen,
- eine Präsentation in PowerPoint für den Vertrieb,
- eine Broschüre als InDesign-Datei für die Druckerei,
- Grafiken wie Logos und Piktogramme.
In den meisten Unternehmen liegen diese Dateien an ganz verschiedenen Stellen: die Fotos im Marketing-Ordner, die Zeichnungen bei der Konstruktion, die Präsentation beim Vertrieb und das Video irgendwo bei der Agentur. Wer für eine Messe „alles zum neuen Ventil“ zusammenstellen soll, ist einen halben Tag beschäftigt.
Warum Ordner hier besonders schnell an Grenzen stoßen
Bei Fotos allein lässt sich mit einer guten Ordnerstruktur noch einiges erreichen. Sobald verschiedene Dateiarten dazukommen, wird es schwierig:
- Jede Abteilung sortiert anders. Die Konstruktion ordnet nach Teilenummern, das Marketing nach Kampagnen, der Vertrieb nach Kunden. Eine Ordnerstruktur, die allen gerecht wird, gibt es nicht.
- Eine Datei kann nur an einem Ort liegen. Das Produktvideo gehört zum Produkt, zur Messe und zu den Schulungsunterlagen. Im Ordnersystem muss man sich für einen Ort entscheiden oder Kopien anlegen.
- Ohne Vorschau sieht man nichts. Bei Fotos zeigt der Datei-Explorer immerhin kleine Vorschaubilder. Bei Videos, Zeichnungen oder Layoutdateien sieht man oft nur ein Symbol und den Dateinamen.
Worauf es bei der gemeinsamen Verwaltung ankommt
Eine aussagekräftige Vorschau
Wer suchen muss, will sehen, was er gefunden hat. Gute Vorschaubilder sind deshalb wichtig, auch bei Dateien, die keine Fotos sind: das erste Bild eines Videos, die erste Seite eines PDFs, die Ansicht einer Zeichnung. So erkennt man auf einen Blick, ob es die richtige Datei ist, ohne sie öffnen zu müssen.
Dieselben Stichwörter für alle Dateiarten
Werden Fotos, Videos und Dokumente mit denselben Begriffen beschriftet, findet eine einzige Suche alles zusammen. Wer nach „Ventilgehäuse VG-2“ sucht, bekommt die Fotos, das Video, das Datenblatt und die Zeichnung auf einmal. Wie Sie dafür ein gemeinsames Vokabular aufbauen, beschreibt der Artikel Ein Stichwortverzeichnis aufbauen.
Zusammengehörige Dateien verbinden
Manche Dateien gehören eng zusammen: die Broschüre und die darin verwendeten Fotos, das Foto einer Person und ihre unterschriebene Einwilligung, das Produktbild und das passende Datenblatt. Lassen sich solche Dateien miteinander verbinden, findet man vom einen sofort zum anderen. Das hilft zum Beispiel, wenn ein Bild nicht mehr verwendet werden darf und man wissen muss, in welchen Unterlagen es steckt.
Metadaten auch für Dokumente und Videos
Auch PDFs, Videos und Grafiken können Angaben wie Titel, Urheber, Copyright und Stichwörter tragen. Für die meisten dieser Formate gibt es dafür, wie bei Fotos, einen genormten Standard. Mehr dazu im Artikel IPTC und XMP verständlich erklärt.
Typische Dateiarten im Überblick
| Dateiart | Typische Formate | Wer sie oft braucht |
|---|---|---|
| Fotos | JPG, TIFF, PNG, RAW-Formate | Marketing, Presse, Vertrieb |
| Videos | MP4, MOV, AVI | Marketing, Schulung, Webseite |
| Dokumente | Vertrieb, Kundendienst, Technik | |
| Präsentationen und Layouts | PowerPoint, InDesign | Vertrieb, Marketing, Agenturen |
| Grafiken | SVG, EPS, AI (Illustrator), PSD (Photoshop) | Marketing, Agenturen |
| CAD-Zeichnungen | DWG, DXF (AutoCAD) | Konstruktion, Architektur, Technik |
| Audio | MP3, WAV | Marketing, Archiv |
Welche Dateien sich besonders eignen
Am meisten profitieren Dateien, die immer wieder gesucht, angesehen und weitergegeben werden: Fotos, Videos, Datenblätter, Präsentationen, Broschüren und Zeichnungen. Gerade bei ihnen kostet die Suche im Ordnersystem am meisten Zeit.
Das heißt nicht, dass diese Dateien nach dem Ablegen unverändert bleiben müssen. Eine Präsentation wird für den nächsten Kunden angepasst, ein Datenblatt bekommt neue technische Werte. Wichtig ist dann, dass nachvollziehbar bleibt, welche Fassung die aktuelle ist und wer was geändert hat. Gute Bilddatenbanken bieten dafür eine Versionsverwaltung: Eine Datei wird zur Bearbeitung geöffnet, ist so lange für andere gesperrt und wird danach als neue Fassung wieder abgelegt.
Weniger geeignet sind Dateien, die nur vorübergehend existieren, etwa Entwürfe von Texten oder Arbeitstabellen, die nach Abschluss eines Vorgangs nicht mehr gebraucht werden. Sie sind in der gewohnten Ablage meist besser aufgehoben.
So kann Daminion helfen
Daminion verwaltet über 150 Dateiformate, darunter Fotos und RAW-Dateien, Videos, PDFs, Grafiken, Audiodateien und CAD-Zeichnungen. Fehlt ein Format, lässt es sich selbst hinzufügen. Alle Dateien werden mit denselben Stichwörtern beschriftet und über eine gemeinsame Suche gefunden. Zusammengehörige Dateien, etwa eine Broschüre und die darin verwendeten Fotos, lassen sich miteinander verknüpfen. Mit der Versionskontrolle bearbeiten Sie Dateien, ohne dass jemand die Arbeit eines anderen versehentlich überschreibt. Die Dateien selbst bleiben dabei in Ihrer gewohnten Ordnerstruktur auf Ihrem Server.
Der nächste Schritt
Wählen Sie ein Produkt oder Projekt aus und importieren Sie in der Testversion alle Dateien, die dazugehören, egal welcher Art. Beschriften Sie sie mit denselben Stichwörtern und probieren Sie die Suche aus. Sie sehen sofort, wie schnell sich alles zu einem Thema findet. Auf Wunsch zeigen wir Ihnen, wie das mit Ihren eigenen Dateien aussieht.