Kurz gesagt
- Wer zu Hause arbeitet, braucht dieselben Bilder und Dokumente wie im Büro. Ohne passende Lösung landen sie in E-Mails, auf USB-Sticks oder in privaten Cloud-Ordnern.
- Damit verliert das Unternehmen den Überblick, wo seine Dateien liegen. Das ist besonders heikel, wenn auf den Fotos Personen zu sehen sind.
- Besser ist es, wenn nicht die Dateien zum Mitarbeiter wandern, sondern der Mitarbeiter auf das Archiv zugreift, mit denselben Rechten wie im Büro.
- Mit Daminion öffnen Ihre Mitarbeiter das Bildarchiv von zu Hause einfach im Browser. Die Dateien bleiben auf Ihrem Server, und Sie behalten die Kontrolle.
Drei Situationen, die viele kennen
Homeoffice gehört in vielen Unternehmen längst zum Alltag. Für die eigentliche Arbeit ist das selten ein Problem: E-Mails, Besprechungen und Texte funktionieren von zu Hause genauso gut wie im Büro. Schwierig wird es meist erst, wenn jemand ein bestimmtes Foto, ein Logo oder eine Produktbroschüre braucht, die nur auf dem Server in der Firma liegt. Dann entstehen schnell Behelfslösungen, die niemand so geplant hat.
Keine dieser Situationen entsteht aus Nachlässigkeit. Alle Beteiligten wollen nur ihre Arbeit erledigen. Das eigentliche Problem ist, dass es keinen bequemen und zugleich sicheren Weg gibt, von zu Hause an die Dateien zu kommen.
Warum gut gemeint hier schnell zum Problem wird
Auf den ersten Blick wirken Kopien harmlos. Es sind ja die eigenen Firmenbilder, und sie werden nur für die eigene Arbeit verwendet. Bei genauerem Hinsehen kommen aber mehrere Dinge zusammen.
Niemand weiß mehr, wo die Dateien liegen
Sobald Bilder per E-Mail, Stick oder Cloud-Ordner unterwegs sind, gibt es von jeder Datei plötzlich mehrere Exemplare an Orten, die das Unternehmen nicht kennt. Wird ein Bild später geändert, ersetzt oder darf es nicht mehr verwendet werden, erreicht diese Information die Kopien nicht.
Auf Fotos sind oft Menschen zu sehen
Fotos von Mitarbeitern, Kunden oder Veranstaltungsgästen gelten als personenbezogene Daten. Für sie gelten die Regeln der Datenschutz-Grundverordnung. Dazu gehört unter anderem, dass ein Unternehmen wissen muss, wo solche Daten gespeichert sind, und dass sie vor dem Zugriff Unbefugter geschützt werden. Bei einem privaten E-Mail-Postfach oder einem verlorenen USB-Stick ist beides kaum noch gewährleistet.
Rechte und Einwilligungen gelten nicht nur im Büro
Hat eine abgebildete Person ihre Einwilligung widerrufen oder ist die Lizenz eines gekauften Fotos abgelaufen, darf das Bild nicht mehr verwendet werden, auch nicht in einer Präsentation, die zu Hause entsteht. Liegt eine Kopie auf einem privaten Laptop, bekommt das niemand mit. Mehr dazu lesen Sie im Artikel Bildrechte im Unternehmen: Lizenzen und Einwilligungen im Griff.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Wie Sie Homeoffice in Ihrem Unternehmen datenschutzgerecht regeln, klären Sie am besten mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Der bessere Weg: Das Archiv kommt zu Ihnen, nicht die Dateien
Die meisten dieser Probleme verschwinden, wenn man den Spieß umdreht. Statt Dateien aus dem Unternehmen hinauszutragen, greifen Ihre Mitarbeiter von zu Hause auf das Archiv in der Firma zu. Die Bilder bleiben an einem Ort, und von dort aus werden sie angesehen, gesucht und bei Bedarf heruntergeladen.
Das hat drei Vorteile, die man im Alltag sofort spürt:
- Alle arbeiten mit derselben Fassung. Wird ein Produktfoto im Büro ausgetauscht, sieht die Kollegin zu Hause sofort das neue Bild.
- Es gelten überall dieselben Regeln. Wer im Büro bestimmte Bilder nicht sehen darf, sieht sie auch zu Hause nicht.
- Sie wissen, wo Ihre Daten sind. Nämlich auf Ihrem eigenen Server, und nicht verstreut auf privaten Geräten.
So arbeiten Sie mit Daminion von zu Hause
Im Browser, ohne zusätzliche Software
Für die Arbeit von zu Hause genügt ein Webbrowser. Ihre Mitarbeiter öffnen Daminion wie eine Internetseite, melden sich an und sehen denselben Katalog wie im Büro: dieselben Ordner, dieselben Stichwörter, dieselbe Suche. Das funktioniert am Laptop ebenso wie auf einem Tablet. Auf dem privaten Gerät muss dafür nichts installiert werden, und es bleiben keine Kopien des Archivs darauf zurück.
Wer lieber mit dem Windows-Programm arbeitet, kann das über eine VPN-Verbindung ebenfalls tun. Für Daminion sieht es dann so aus, als säße der Mitarbeiter im Büro.
Den Zugang von außen richtet Ihre IT einmalig ein. Gern unterstützen wir sie dabei. Die technischen Einzelheiten beschreibt das Handbuch im Kapitel Zugriff über das Internet.
Dieselben Rechte wie im Büro
In Daminion legen Sie über Rollen fest, wer Bilder nur ansehen, wer sie herunterladen und wer sie bearbeiten oder löschen darf. Diese Rechte gelten unabhängig davon, von wo aus sich jemand anmeldet. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass die meisten Mitarbeiter Bilder ansehen und für ihre Präsentation herunterladen dürfen, Originale aber nur von wenigen Personen verändert werden.
Bilder, die nur ein kleiner Kreis sehen soll, etwa Fotos aus der Personalabteilung oder von Produkten, die noch nicht vorgestellt wurden, schützen Sie zusätzlich auf Ordnerebene. Wer keinen Zugriff hat, sieht den Inhalt dieser Ordner nicht. Wie Sie Rechte sinnvoll aufbauen, beschreibt der Artikel Wer darf was sehen? Zugriffsrechte für Bilder im Team regeln.
Anmelden mit dem Firmenkonto
Auf Wunsch melden sich Ihre Mitarbeiter mit ihrem gewohnten Firmenkonto bei Daminion an, über Active Directory oder Microsoft Entra. Das hat einen Vorteil, der oft unterschätzt wird: Verlässt jemand das Unternehmen und wird sein Firmenkonto gesperrt, endet damit auch der Zugang zum Bildarchiv, im Büro wie von zu Hause. Vergessene Zugänge, wie im Beispiel mit dem Cloud-Ordner, gibt es dann nicht mehr.
Dateien weitergeben, ohne Umweg über private Postfächer
Muss ein Bild an eine Agentur, eine Druckerei oder einen Kunden gehen, verschicken Sie es direkt aus Daminion heraus, als E-Mail-Anhang oder als geschützten Link. Beim Link lädt der Empfänger die Dateien im Browser herunter, und Sie legen fest, wie lange der Link gültig ist. Das bietet sich vor allem bei vielen oder großen Dateien an. In beiden Fällen gehen die Bilder nicht erst über ein privates Postfach, und Daminion hält fest, wer welches Bild verschickt hat. Mehr dazu im Artikel Bilder sicher an Agenturen, Presse und Kunden weitergeben.
Mit den gewohnten Programmen weiterarbeiten
Wer eine Datei aus dem Browser heraus in einem Programm auf dem eigenen Rechner öffnen möchte, zum Beispiel ein PDF im PDF-Reader, kann dafür den Web Client Assistant installieren, ein kleines Zusatzprogramm. Es funktioniert für Dateien, die auf Ihrem Fileserver oder NAS liegen.
Nachvollziehen, was mit einem Bild passiert ist
Daminion hält bei jedem Bild fest, wer es wann zum Beispiel gedruckt oder per E-Mail verschickt hat. Eigene Einträge sind ebenfalls möglich, etwa ein Hinweis, für welche Kampagne ein Foto verwendet wurde. Kommt später die Frage auf, wo ein Bild überall gelandet ist, haben Sie einen Anhaltspunkt.
Der nächste Schritt
Probieren Sie es in der Testversion aus: Richten Sie einen Testbenutzer ein, melden Sie sich mit ihm im Browser an und sehen Sie selbst, was er sehen und tun darf. So bekommen Sie schnell ein Gefühl dafür, wie die Arbeit mit dem Bildarchiv von zu Hause aussehen kann.