Kurz gesagt
- Testen Sie mit Ihren eigenen Dateien, nicht mit Beispielbildern. Nur so sehen Sie, wie gut die Software mit Ihrem Bestand zurechtkommt.
- Eine Auswahl von einigen hundert bis wenigen tausend Dateien reicht völlig aus.
- Beziehen Sie zwei oder drei Kollegen ein, die später damit arbeiten werden, und planen Sie die Testzeit gemeinsam.
- Testen Sie konkrete Aufgaben aus Ihrem Alltag statt einzelner Funktionen.
Warum viele Tests wenig aussagen
Ein typischer Ablauf: Jemand installiert die Testversion, importiert ein paar Urlaubsfotos, klickt sich durch die Menüs und findet alles „ganz ordentlich“. Nach zwei Wochen ist der Test vorbei, und eine Entscheidung ist so schwer wie vorher.
Das Problem ist nicht die Software, sondern der Test. Er hat nicht die Fragen beantwortet, die für Ihr Unternehmen wichtig sind: Kommt die Software mit unseren Dateien zurecht? Finden die Kollegen damit schneller, was sie suchen? Passt sie zu unseren Abläufen?
Schritt 1: Ziele festlegen
Schreiben Sie vor dem Test auf, welche Probleme die Bilddatenbank lösen soll. Drei bis fünf Punkte genügen, zum Beispiel:
- „Der Vertrieb soll Produktfotos selbst finden, ohne im Marketing nachzufragen.“
- „Bilder vom Firmenjubiläum sollen in einer Minute auffindbar sein, nicht erst nach einer halben Stunde.“
- „Wir wollen wissen, welche Fotos wir wofür verwenden dürfen.“
Diese Ziele sind am Ende Ihr Maßstab. Hat die Software sie erfüllt, oder nicht?
Schritt 2: Die richtigen Dateien auswählen
Der wichtigste Rat überhaupt: Testen Sie mit Ihren eigenen Dateien. Beispielbilder sind sauber beschriftet und einheitlich, Ihr Bestand ist es wahrscheinlich nicht. Genau das soll der Test zeigen.
Stellen Sie eine Auswahl zusammen, die Ihren Alltag abbildet:
- Verschiedene Dateiarten: Fotos, aber auch Videos, PDFs, Grafiken oder Zeichnungen, wenn Sie diese verwalten möchten.
- Typische Problemfälle: schlecht benannte Dateien, Duplikate, Bilder ohne jede Beschriftung, sehr große Dateien.
- Gut beschriftete Bilder: zum Beispiel Lieferungen von Fotografen mit vorhandenen Metadaten. Werden die Angaben übernommen?
- Ein echtes Projekt: alle Dateien zu einem Produkt, einer Veranstaltung oder einem Bauvorhaben.
Einige hundert bis wenige tausend Dateien reichen aus. Den gesamten Bestand zu importieren, ist für einen Test nicht nötig und kostet nur Zeit.
Gute Bilddatenbanken verändern Ihre Originaldateien nur, wenn Sie es ausdrücklich veranlassen. Wer dennoch ganz sicher gehen möchte, verwendet für den Test eine Kopie der Dateien.
Schritt 3: Die richtigen Personen einbeziehen
Testen Sie nicht allein. Holen Sie zwei oder drei Kollegen dazu, die später mit der Bilddatenbank arbeiten werden, am besten aus verschiedenen Bereichen:
- jemanden, der Bilder einpflegt und beschriftet, zum Beispiel aus dem Marketing,
- jemanden, der nur sucht und herunterlädt, zum Beispiel aus dem Vertrieb,
- jemanden, der die Technik betreut, zum Beispiel aus der IT.
Jeder achtet auf andere Dinge. Die IT interessiert sich für Installation und Sicherheit, das Marketing für die Beschriftung, der Vertrieb vor allem dafür, ob er schnell findet, was er braucht.
Schritt 4: Aufgaben statt Funktionen testen
Statt sich durch alle Menüs zu klicken, spielen Sie typische Aufgaben aus Ihrem Alltag durch. Ein Beispiel für einen Testplan:
| Aufgabe | Wer testet | Woran Sie Erfolg erkennen |
|---|---|---|
| 50 neue Fotos einer Veranstaltung importieren und beschriften | Marketing | in unter 15 Minuten erledigt |
| Alle Fotos zu einem bestimmten Produkt finden | Vertrieb | ohne Hilfe in unter einer Minute |
| Fünf Bilder in passender Größe an eine Agentur schicken | Marketing | ohne zusätzliches Programm |
| Einem neuen Kollegen Zugriff nur zum Ansehen geben | IT | in wenigen Minuten eingerichtet |
| Duplikate im Testbestand finden | Marketing | Duplikate werden zuverlässig erkannt |
Notieren Sie bei jeder Aufgabe kurz, wie es lief. Das hilft später bei der Entscheidung mehr als ein allgemeiner Eindruck.
Schritt 5: Im Team zusammenarbeiten
Eine Bilddatenbank zeigt ihre Stärken erst, wenn mehrere Personen damit arbeiten. Probieren Sie deshalb auch aus:
- Können Kollegen auch vom Browser aus zugreifen, ohne ein Programm zu installieren?
- Lassen sich unterschiedliche Rechte vergeben, etwa nur Ansehen für den Vertrieb?
- Finden Kollegen die Bilder, die ein anderer beschriftet hat, mit ihren eigenen Suchbegriffen?
Häufige Fehler beim Testen
- Nur mit Beispielbildern testen: Sie sehen, wie die Software im Idealfall aussieht, nicht, wie sie mit Ihrem Bestand umgeht.
- Alles auf einmal importieren: Der Import großer Bestände dauert, und am Ende fehlt die Zeit zum eigentlichen Testen.
- Allein testen: Ob Kollegen damit zurechtkommen, zeigt sich nur, wenn sie es selbst ausprobieren.
- Ohne Planung anfangen: Legen Sie vorab fest, wer mittestet, und planen Sie die Testzeit so, dass alle Beteiligten zur selben Zeit dabei sein können, nicht mitten in der Messevorbereitung oder der Urlaubszeit.
- Keine Fragen stellen: Wenn etwas unklar ist, fragen Sie beim Anbieter nach. Oft gibt es eine Lösung, die man allein nicht findet.
Am Ende: Bewerten und entscheiden
Nehmen Sie sich zum Abschluss eine halbe Stunde mit den beteiligten Kollegen. Gehen Sie Ihre Ziele aus Schritt 1 durch und den Testplan aus Schritt 4. Drei Fragen helfen bei der Entscheidung:
- Hat die Software die wichtigsten Ziele erfüllt?
- Würden die Kollegen gern damit arbeiten?
- Wie viel Aufwand wäre es, den gesamten Bestand zu übernehmen?
Wie Sie die Kosten einordnen, lesen Sie im Artikel Was kostet eine Bilddatenbank?
So kann Daminion helfen
Die Testversion von Daminion bietet den vollen Funktionsumfang ohne Begrenzung der Dateimengen. Sie testen also genau das, was Sie später auch nutzen. Entscheiden Sie sich für Daminion, schalten Sie Ihre Testinstallation einfach mit der Lizenznummer frei. Alle Kataloge und Beschriftungen bleiben erhalten, und Sie arbeiten direkt weiter. Die Arbeit aus der Testphase ist also nicht verloren.
Auf Wunsch unterstützen wir Sie bei der Installation und beantworten Ihre Fragen während der Testphase, damit Sie Ihre Zeit für das Wesentliche nutzen können.
Der nächste Schritt
Legen Sie Ihre Ziele fest, stellen Sie eine Auswahl Ihrer Dateien zusammen und fordern Sie die Testversion an. Wenn Sie möchten, besprechen wir vorab gemeinsam, was Sie testen sollten.